Frist: Die Befreiung endet am 31.12.2026
Ab 2027 Pflicht: Entgeltunterlagen elektronisch führen
Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Arbeitgeber ihre Entgeltunterlagen elektronisch führen — auch die Unterlagen, die im Betrieb entstehen: Arbeitsverträge, Zeitnachweise, Bescheinigungen. Energydesk unterstützt dich bei der Umsetzung: digitale Personalakte, Vollständigkeits-Check und Prüfer-Export inklusive.
Voller Funktionsumfang, ohne Kreditkarte. Monatlich kündbar.
Die Rechtslage in drei Sätzen
Die Pflicht
Entgeltunterlagen sind elektronisch zu führen — geregelt in § 28f SGB IV in Verbindung mit der Beitragsverfahrensverordnung (§§ 8, 9 BVV). Formal ist das schon seit 2022 die Regel.
Die Frist
Bisher konnte man sich auf Antrag befreien lassen. Diese Möglichkeit endet am 31.12.2026 ersatzlos — ab dem 1.1.2027 gilt die Pflicht ausnahmslos, für jede Betriebsgröße.
Die Prüfung
Die Betriebsprüfung der Rentenversicherung (i. d. R. alle vier Jahre) läuft ab 2027 standardmäßig elektronisch (euBP) — die Unterlagen müssen digital, lesbar und je Beschäftigtem eindeutig zugeordnet vorliegen.
Betrifft auch dich: die Unterlagen aus dem Betrieb
Die Abrechnung selbst macht meist das Steuerbüro. Aber die begleitenden Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV entstehen bei dir im Betrieb — und genau die werden gern auf Papier gesammelt:
- Arbeitsverträge und Vertragsänderungen
- Arbeitszeitnachweise nach § 17 MiLoG (v. a. Minijobs)
- Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht (Minijob)
- Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudenten
- Erklärungen kurzfristig Beschäftigter über weitere Beschäftigungen
- Bescheide der Krankenkassen
- Nachweise zur Elterneigenschaft
- Schwerbehindertennachweise
So unterstützt dich Energydesk bei der Umsetzung
Digitale Personalakte je Mitarbeiter
Alle Unterlagen an einem Ort, nach Dokumenttyp geordnet — vom Arbeitsvertrag über die Immatrikulationsbescheinigung bis zum Krankenkassen-Bescheid. Jedes Dokument ist eindeutig genau einem Beschäftigten zugeordnet.
Vollständigkeits-Check mit Ampel
Energydesk kennt die typischen Pflichtunterlagen je Beschäftigungsart (Minijob, kurzfristig, Werkstudent, Vollzeit …) und zeigt pro Akte auf einen Blick, was vorhanden ist und was fehlt.
Aufbewahrungsfristen im Blick
Jedes Dokument zeigt an, bis wann es aufzubewahren ist. Bis zum Fristablauf ist es vor versehentlichem Löschen geschützt — auch bei Sammel-Aktionen.
Prüfer-Export per Klick
Die komplette Personalakte als ZIP mit Deckblatt und Prüfsummen — wenn der Prüfdienst Unterlagen sehen will, bist du in Minuten lieferfähig statt tagelang zu suchen.
Zeiterfassung nach § 17 MiLoG
Kommen, Gehen und Pausen werden am Stationstablet per PIN erfasst — mit unveränderlichem Original-Stempel und dokumentierten Korrekturen. Die Nachweise entstehen nebenbei im Betrieb.
RV-Befreiungsantrag digital
Den Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht im Minijob wickelt Energydesk als kompletten digitalen Workflow ab — unterschrieben, abgelegt, der Akte zugeordnet.
Hinweis: Digital erstellte befristete Arbeitsverträge verlangen eine qualifizierte elektronische Signatur — die unterschreibst du vorerst weiter klassisch; Energydesk legt das gescannte Dokument strukturiert in der Akte ab.
Deine 2027-Checkliste
- Bestandsaufnahme: Welche Unterlagen liegen heute nur auf Papier — Verträge, Zettel, Ordner je Standort?
- Zuständigkeit klären: Was führt das Steuerbüro, was entsteht im Betrieb? (Die begleitenden Unterlagen bleiben deine Aufgabe.)
- Papier digitalisieren: Bestandsakten einscannen und jedem Beschäftigten eindeutig zuordnen.
- Laufenden Prozess umstellen: Neue Unterlagen von Anfang an digital erfassen — inklusive Arbeitszeitnachweisen.
- Fristen sichern: Aufbewahrungsfristen je Dokument kennen und Löschungen bis dahin verhindern.
- Probelauf: Eine komplette Akte exportieren — könntest du dem Prüfdienst morgen liefern?
Die Punkte 3 bis 6 erledigst du in Energydesk in einem Rutsch — und siehst per Ampel, welche Akte noch Lücken hat.
2027 kommt — fang mit einer Akte an
Teste Energydesk 30 Tage kostenlos: Personalakte, Zeiterfassung, Belehrungen und Dokumente — pro Standort, monatlich kündbar, ab 24,90 € pro Standort und Monat.
Lieber erst mal zuschauen? Offene Live-Demo — jeden Donnerstag um 10:30 Uhr
Häufige Fragen zur 2027-Pflicht
Was sind Entgeltunterlagen überhaupt?
Alle Unterlagen, die die Lohnabrechnung und die Sozialversicherungsbeiträge belegen: die Abrechnungs- und Stammdaten selbst (führt meist das Lohnbüro) sowie die begleitenden Unterlagen aus dem Betrieb — z. B. Arbeitsverträge, Arbeitszeitnachweise nach § 17 MiLoG, Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudenten oder Befreiungsanträge von Minijobbern.
Gilt die Pflicht ab 2027 auch für kleine Betriebe?
Ja. Die elektronische Führung ist formal schon seit 2022 die Regel, bislang konnte man sich auf Antrag befreien lassen. Diese Befreiungsmöglichkeit endet am 31.12.2026 ersatzlos — ab dem 1.1.2027 gilt die Pflicht für jeden Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße.
Muss ich eine digitale Personalakte einführen?
Eine allgemeine Pflicht zur digitalen Personalakte gibt es nicht — die gesetzliche Pflicht betrifft die Entgeltunterlagen. In der Praxis ist eine digitale Akte aber der einfachste Weg, die Anforderungen zu erfüllen: elektronisch, jederzeit lesbar, eindeutig zugeordnet und über die gesamte Aufbewahrungsfrist verfügbar.
Was ist die euBP?
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung (§ 28p SGB IV). Sie findet in der Regel alle vier Jahre statt und läuft ab 2027 standardmäßig elektronisch — der Prüfdienst erwartet die Unterlagen dann in digitaler Form.
Was passiert, wenn ich Unterlagen weiter auf Papier führe?
Papierunterlagen sind zu digitalisieren (einscannen). Wer die Anforderungen nicht erfüllt, riskiert Beanstandungen in der Betriebsprüfung bis hin zur Schätzung von Beiträgen und einem Bußgeldverfahren nach § 111 SGB IV.
Reicht Energydesk allein, um alle Pflichten zu erfüllen?
Energydesk unterstützt dich bei der Umsetzung: Die im Betrieb entstehenden begleitenden Unterlagen und Arbeitszeitnachweise führst du digital, geordnet und fristgerecht. Die Abrechnungsdaten selbst liegen weiterhin bei deinem Steuerberater oder Lohnbüro — dafür liefert Energydesk den monatlichen Lohn-Export zu.
Diese Seite gibt die Rechtslage allgemein wieder (Stand: August 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindliche Auskünfte zu deinem Einzelfall geben Steuerberatung oder der Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung.